Time to change
Wie der allerjüngste „Digital Procurement Report“1 berichtet, entwickelt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in deutschen Unternehmen, vor allem im Mittelstand, nur schleppend: 54 Prozent der Unternehmen haben zwar mit der Digitalisierung und Automatisierung standardmäßiger Beschaffungsprozesse begonnen, aber nur zwei Prozent geben an, über vollständig automatisierte Beschaffungsprozesse zu verfügen. Mehr als ein Fünftel vertraut weiterhin auf Fax und Papier.
1 Studie des Spend-Management-Unternehmens Jaggaer, des Software-Anbieters Edgeverve und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), 2019
Warum der schleppende Wandel? Der Hauptgrund: Ein Großteil der Mittelstandsunternehmen nutzt heutzutage improvisierte Systeme. Diese basieren auf seit langen Jahren gewachsenen Prozessen und i.d.R. älteren und kostspielig anzupassenden ERP-Systemen. Im Ergebnis sind die Prozesse dadurch mit Medienbrüchen behaftet:
- Bestellungen werden z.B. als .pdf-Anhang via Outlook versendet
- Digitale Rechnungen werden als .pdf via Email empfangen
- Digitale Rechnungen für Kunden werden als Scan einer Papierrechnung via Email versendet
Beim Risiko-, Stakeholder- und Warengruppen-Management sowie dem Informationsaustausch sieht es noch schlimmer aus als mit technologie-basierten Lösungen.
Damit verschenken Unternehmen erhebliche Chancen auf Kostensenkung und Effizienzsteigerung, denn ohne den Austausch von digitalen Datensätzen ist die medienbruchfreie Digitalisierung nicht möglich.
Laut „Digital Procurement Report“ vertrauen 40% der Unternehmen heutzutage bereits auf automatisierte Procure-to-Pay-Prozesse (P2P). Aber: 30 Prozent der Unternehmen integrieren nach wie vor keinerlei Daten aus vor- bzw. nachgelagerten Prozessen, 54 Prozent tun dies nach wie vor von Hand und nur 16 Prozent verfügen über eine automatische End-to-End-Integration. Gleichzeitig bewerten mehr als 50% der Beschaffungsverantwortlichen das eigene digitale Know-how als „up to date“ oder sogar „exzellent“?!
Woran liegt es, dass sie es nicht nutzen? Und wie lässt sich erklären, dass befragte Führungskräfte als Hauptgrund für die langsame Prozessdigitalisierung – neben fehlenden Budgets – mangelhafte IT-Kenntnisse im Unternehmen angeben?! Wer hat Recht? Alle. Denn das Umdenken muss in allen Etagen stattfinden. Die Gründe für die zögerliche Digitalisierung der Beschaffung sind nämlich mannigfaltig:
- die eingefahrenen Einkaufsstrukturen auf Basis von Einkaufslisten
- der über Jahre entstandene Wildwuchs im Einkaufsverhalten
- zu enge persönliche Beziehungen zwischen Einkäufern & Lieferanten
- der hohe Selbstverwirklichungsdrang der Fachabteilungen
- umständliche Abwicklungsmechanismen, die nur Eingeweihte durchschauen
- die Geringschätzung des Einkaufs als „Ort der Bestellabwicklung“
- die mangelnde Einsicht von Führungskräften in das Potenzial eines digitalen Einkaufs
- die Dominanz von Vertrieb & Produktion in der Unternehmensstrategie
- die Unterstellung der Beschaffung unter den Produktionsleiter
- das Festhalten an bestehenden Strukturen
- der mangelhafte Wechsel von Preis- auf Gesamtkostensicht im operativen Tagesgeschäft
MEERX optimiert Prozesse und Einkauf – gleichzeitig
Wer sich auf die Ursachensuche nach Prozessschwächen im eigenen Unternehmen begibt, kommt um eine kritische Bestandaufnahme der Beschaffungsprozesse nicht herum!
„Wenn wir in Unternehmen gehen, um eine Analyse der Beschaffungsprozesse vorzunehmen“, so der Digitalisierungsexperte Christian Schmereim, GF von MEERX connect, „und unsere Analyse mit dem Management besprechen, ist die Unternehmensleitung oft schockiert, wenn wir ihnen vorrechnen, wie viel Geld in einem konventionellen Einkaufsprozess liegen bleibt. Da reden wir bei mittelständischen Unternehmen mit 50/60 Millionen Umsatz von bis zu 10% Einsparpotenzial bezogen auf das Beschaffungsvolumen und weitere Potenziale in der Herausgabe von Einkaufsverantwortlichkeiten! Beschaffungsoptimierung wird selten durch die Fachabteilungen vorangetrieben, sie sind Chefsache und gehören auf die Agenda der CEOs und CFOs.
